Prozesse

Beispiele für Prozesse im SAP-System

Mit den KPS-Concepts Lösungsmodulen können die wesentlichen Prozesse rund um die Erfassung und Anreicherung vorgangsbezogener Daten abgebildet werden, um diese belegspezifisch weiter zu verarbeiten und je nach SAP Objekt und Buchungskreis Prozesse individuell zu konfigurieren.

 

Rechnungserfassung (FI/MM)


Analoge oder digitale Eingangsrechnungen /-Gutschriften in beliebigem Format werden gegebenenfalls digitalisiert, automatisch erkannt und mittels SAP Stammdaten validiert (z.B. mit der KPS OCR Lösung). Die Eingangsdaten der Belege im XML (z.Bsp. ZUGFeRD), PDF oder anderem Format werden automatisch an den Classifier im SAP Übergeben (KPS ERP Connector). Simultan zu der Datenübergabe an den Classifier im SAP werden die Dokumente über die SAP „ArchiveLink“-Schnittstelle abgelegt. Für die Prüfung, Ergänzung und Vervollständigung der Belegdaten, kann eine SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche verwendet werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Objekt verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Kundenauftragserfassung (SO)


Analoge oder digitale Kundenaufträge in beliebigem Format werden gegebenenfalls digitalisiert, automatisch erkannt und mittels SAP Stammdaten validiert (z.B. mit der KPS OCR Lösung). Die Eingangsdaten der Belege im XML (z.Bsp. ZUGFeRD), PDF oder anderem Format werden automatisch an den Classifier im SAP Übergeben (KPS ERP Connector). Simultan zu der Datenübergabe an den Classifier im SAP werden die Dokumente über die SAP „ArchiveLink“-Schnittstelle abgelegt. Für die Prüfung, Ergänzung und Vervollständigung der Belegdaten, kann eine SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche verwendet werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Kundenauftrag verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Beschaffungsantragserfassung (PR)


Der Prozess sieht eine Erfassung von Beschaffungsanträgen im WEB, Prüfung und Kontierung im SAP oder WEB und Freigabe im SAP, WEB oder Mobile Device vor. Zum Abschluss kann eine MM Bestellung erzeugt werden. Alternativ kann der Prozess mit der Anlage einer SAP BANF oder auch ohne Bezug zum SAP MM Modul beendet werden und die Beschaffungsantrags ID im Erfassungs- und Freigabeprozess von FI Rechnungen integriert werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit der SAP Bestellung/BANF verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Lieferscheinerfassung (DN)


Analoge oder digitale Lieferscheine in beliebigem Format werden gegebenenfalls digitalisiert, automatisch erkannt und mittels SAP Stammdaten validiert (z.B. mit der KPS OCR Lösung). Die Eingangsdaten der Belege im XML, PDF oder anderem Format werden automatisch an den Classifier im SAP Übergeben (KPS ERP Connector). Simultan zu der Datenübergabe an den Classifier im SAP werden die Dokumente über die SAP „ArchiveLink“-Schnittstelle abgelegt. Für die Prüfung, Ergänzung und Vervollständigung der Wareneingangsdaten, kann eine SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche verwendet werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Materialbeleg verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Reisekostenerfassung (TE)


Reisekosten können über die SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche erfasst und über einen Zeitraum vom Erfasser ergänzt werden. Für die Prüfung, Ergänzung und Vervollständigung der Reisekosten, kann eine SAP, FIORI, WEB oder Mobile Device Oberfläche verwendet werden. Es besteht die Möglichkeit, dass die Reisekostendaten entweder an das SAP HR Modul (PR05) übergeben werden oder eine direkte FI-Buchung durchgeführt wird. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Reisekostenobjekt verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Retourenerfassung (RT)


Eine Retourenbuchung im SAP (MIGO – Bewegungsart z.Bsp.161) erzeugt im Classifier automatisch eine Classifier Retouren ID, um mit Hilfe eines Workflowprozesses sicher zu stellen, dass eine Gutschrift vom Lieferanten übermittelt wird und entsprechend verbucht wird. Im Workflowprozess können unterschiedlichste Schritte, wie einem automatischen FAX/e-Mail Versand einer Gutschriftsanforderung an den Lieferanten, wie auch Preisprüfungen und automatische Gutschriftsbuchungen auf dem Lieferenatenkonto integriert werden. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Materialbeleg verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

Geschäftspartnererfassung (BP)


Für die Erfassung neuer Kreditoren oder Debitoren, kann ein Sub-Workflow während der Erfassung von Rechnungen oder Kundenaufträgen, gestartet werden. Der Prozess ermöglicht es, dass zu einem Eingangsdokument die fehlenden Stammdaten erfasst, geprüft und freigegeben werden. Nach Abschluß des Geschäftspartnererfassungsprozesses, werden die zwischenzeitlich „on hold“ gesetzten Eingangsrechnungs- oder Kundenauftragserfassungsprozesse automatisch mit den zuvor erfassten Stammdaten angereicht und „reaktiviert“. Während des Prozesses werden alle hinzugefügten Belege archiviert und mit dem SAP Kreditoren-/Debitorenstammdatensatz verknüpft. Zusätzlich generiert der Classifier am Ende ein Prozessprotokoll, das ebenfalls archiviert und verknüpft wird.

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